Come gestire al meglio il proprio tempo: soddisfazione ed efficienza

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come gestire il tempo
Come gestire il tempo, parole d’ordine: soddisfazione ed efficienza

“Mi servirebbero giornate di 48 ore”. Chissà quante volte lo abbiamo pensato o esclamato. Gestire il tempo e riuscire ad “incastrare” i vari impegni della giornata, è per molte persone una vera e propria impresa. Per non parlare poi degli imprevisti, che spesso mandano a monte ogni piano e la “to do list” deve essere ben presto totalmente rivista.

Arrivare a fine giornata e rendersi conto di non essere riusciti a fare ciò che ci si era prefissati è sicuramente motivo di frustrazione. Ancor peggio però, è accorgersi di aver sprecato tempo. Controllare e ri-controllare compulsivamente le mail, guardare i post degli amici su Facebook o le foto su Instagram, sono di frequente le distrazioni che conducono spesso a perdere tempo.

Perché imparare a gestire il tempo è così importante?

Perché non riuscire a gestire il tempo è fonte di malessere? La risposta è semplice: perché siamo consapevoli di quanto il tempo sia prezioso. Non è una frase fatta, ma la pura verità. Il tempo è l’unica cosa che non offre una seconda chance. Passa e non si può fermare o riavere. E come sostiene Harvey MacKay: “è gratis ma è senza prezzo. Non puoi possederlo ma puoi usarlo. Non puoi conservarlo ma puoi spenderlo. Una volta che l’hai perso non puoi più averlo indietro”.

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Quando si parla di imparare a gestire il tempo bisogna capire che non significa apprendere come diventare “robot da produzione” ma semplicemente arrivare a fine giornata quanto più possibili soddisfatti di ciò che si è fatto.

Gestire il tempo prevede necessariamente organizzare le attività da svolgere ed un errore che spesso si fa è quello di non ricomprendere tra queste anche quelle ludiche. Lo svago e il tempo trascorso insieme alle persone amate, è fondamentale per il benessere. Il lavoro è si importante, ma non dimentichiamoci che la vita è fatta di piaceri oltre che di doveri.

Alcuni segreti per gestire al meglio il proprio tempo

Ecco alcuni suggerimenti su come gestire al meglio il proprio tempo.

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1- To do list

La vecchia e classica “lista delle cose da fare” è sicuramente il metodo sempreverde per organizzare il tempo. Scrivere su di un foglio le cose da fare, vederle nero su bianco, permette un’organizzazione che altrimenti non sarebbe possibile. Ogni sera, prima di andare a dormire, dedicare qualche minuto per stilare la nostra “to do list” è un valido aiuto per focalizzare come scandire la giornata seguente.

Attenzione però, per gestire bene il tempo e non lasciarsi sopraffare, occorre predisporre una lista realistica in base alle ore disponibili all’interno della giornata . Altra buona regola è quella di prevedere una tempistica ipotetica per ogni attività. Ovviamente è quasi impossibile che le tempistiche previste vengano rispettate al minuto, però rimane una valida modalità che aiuta la nostra mente a tararsi su un tempo da dedicare a quella specifica attività.

2- La matrice importanza-urgenza

Altro non è che una tabella dove sull’asse delle ordinate abbiamo l’ “importanza” e sull’ascissa l’ “urgenza”. Per ogni attività da svolgere andrà poi stabilita l’importanza e l’urgenza (entro quando devo terminarla?) e in base a queste due caratteristiche si collocherà in un riquadro o in un altro.

come gestire al meglio il tempo

Importante e urgente: in questa sezione sono inserite tutte quelle attività che sono importanti e a scadenza imminente (per esempio un progetto di lavoro da consegnare nel breve termine, una visita medica importante con data precisa). Sono quindi attività improrogabili, da fare quanto prima o alla data stabilita. Vediamo altri dettagli della tabella e come questa può essere utile per aiutarci a gestire al meglio il tempo che abbiamo a disposizione.

  • Importante e non urgente: in questo riquadro si andranno ad inserire attività che hanno un certo grado di importanza ma non vi è fretta nell’eseguirle perché si è stabilito che vi è tempo a disposizione. Si può quindi provvedere alla loro pianificazione ed organizzazione.
  • Non importante e urgente: questa sezione ricomprende quelle attività che hanno una scadenza ma non sono importanti. In questo caso, se possibile, una soluzione potrebbe essere quella di delegare oppure, farle in un secondo momento.
  • Non importante e non urgente: qui vi sono ricomprese quelle attività che potrebbero benissimo essere non fatte. Quindi possibilmente evita di farle o delega.

Gestire il tempo con la metafora dell’annaffiatoio

Immagina di avere a tua disposizione un annaffiatoio e diverse piantine all’interno di un orto, ognuna in grado di offrire frutti diversi. Ogni piantina rappresenta un ambito della tua vita (studio, lavoro, famiglia, amici eccetera). Quanta più acqua una piantina riceve, tanto più cresce rigogliosa. L’acqua è il nostro tempo.

Ricordati quindi che più acqua (tempo) deciderai di dare ad una data piantina (ambito di vita), tanto più crescerà florida. Ricordati che alcune piantine hanno necessità di maggiori cure rispetto ad altre che invece sono più robuste, e che in base a come hai scelto di destinare l’acqua otterrai di conseguenza una maggior quantità di frutti rispetto ad altri.

Veronica Rossi, Psicologa e Mental Coach 
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